Personvernfråsegn for elektroniske skjermdialogar frå ACOS AS

Definisjonar (ref. Personopplysningsloven - 2)

PERSONOPPLYSNINGAR

Personvern og informasjonstryggleik er viktig for oss!
Etne kommune skal handsame personopplysningane dine på ein lovleg og sikker måte. På denne sida kan du lese om korleis vi handsamar personopplysningane dine og kva rettar du har som registrert i våre system.

KVA BETYR DEI NYE PERSONVERNREGLANE (GDPR) ?

Frå 20. juli 2018 tredde ny personvernlovgjeving (også kalt GDPR) i kraft. Dette medfører at personvernlovgjevinga blir lik i heile Europa. Lova gir deg som innbyggjar rett til sjølv å bestemme korleis dine personopplysningar skal handsamast og av kven som skal få tilgang til dine personopplysningar.

Det blir strengare krav til dokumentasjon og risikovurderingar for verksemder og dei registrerte sine rettar er på fleire område styrka.

1.     Dei nye reglane inneber blant anna:

Opnare rundt innsamling og bruk av personopplysningar. Den som ber om samtykke til å bruke opplysningar skal gi klar og tydeleg informasjon om korleis personopplysningane skal brukast.

Bruk av personopplysningar skal begrunnast og begrensast. Det vil ikkje vera lov å samle inn eller lagre personopplysningar ein ikkje treng. Opplysningar som det ikkje lenger er trong for, skal slettast.

Uriktige eller ufullstendige opplysningar skal rettast.

Under visse vilkår kan ein ha ein rett til å ta med seg personopplysningar frå ei verksemd til ein annan.

Den enkelte får i visse tilfelle ein rett til å protestere mot handsaming av sine personopplysningar.

Den enkelte kan sleppe at det blir truffe viktige avgjerslar om han eller henne basert på ei heilautomatisert handsaming av personopplysningar.

Det blir tilgang til å ilegge eit betydeleg høgare gebyr ved overskriding av reglane

2.     Korleis handsamar vi personopplysningar om deg?

Etne kommune samlar inn og handsamar personopplysningar som vi treng for å utføre våre lovpålagte oppgåver og andre tenester, samt for å kunne sakshandsame førespurnader vi får frå deg.

Når vi «handsamar personopplysningar», betyr det for eksempel at vi samler inn opplysningane, registrerer dei, set dei saman, lagrar dei eller utleverer dei.

Dersom Etne kommune ønsker å handsame personopplysningar som ikkje er nødvendige for å utføre våre lovpålagde oppgåver, vil du bli informert om at det er frivillig å gi fra deg opplysningane og kva som er formålet med handsaminga av personopplysningane. (f.eks. ved spørreundersøkingar)

3.     Kva er det rettslege grunnlaget for handsaming av personopplysningane dine?

For at Etne kommune kan levere kommunale tenester og ytingar til deg som innbyggjar er det nødvendig å handsame personopplysningar. Det gjeld også i relasjon til kommunen sine tilsette, foriningar, verksemder og andre samarbeidspartnarar.

Her er nokre sentrale lovar og forskrifter som regulerer kommunen si handsaming av personopplysningar:

·         Europeisk personvernforordning (GDPR) regulerer kommunen si handsaming av personopplysningar.

·         Ny personopplysningslov utfyller personvernforordninga (GDPR) på enkelte område

·         Offentleglova med forskrifter inneheld reglane for når eit dokument er offentleg tilgjengeleg for ålmenta, og når eit dokument kan unndra det offentlege. Etne kommune praktiserer meir offentlegheit, det vil sei at kommunen så langt det er mogeleg etterstrebar at dokument skal vera offentlege. Dokument som ikkje er unndrege er tilgjengeleg i offentleg journal på heimesida.

·         Forvaltningslova inneheld sakshandsamingsreglar for korleis saka di vil bli handsama. Som part i saka har du særskilte rettar, blant anna om innsyn i dokument i saka.

·         Arkivlova inneheld blant anna reglar for korleis dokument vert lagra, samt avlevering til arkivinstitusjon.

·         Opplæringslova inneheld reglar om blant anna innsamling, bruk og lagring av opplysningar til bruk i grunnskulen og ungdomsskulen

·         Helseregisterlova inneheld reglar om korleis helseopplysningar som vert samla inn vil bli handsama, også korleis dei vert sikra, kven som har tilgang og om dei kan utleverast til andre.

Andre aktuelle lovar som gir tilgang for kommunen til å handsame personopplysningar for å oppfylle kommunen sine lovpålagde oppgåver:

·         Kommunelova

·         Arbeidsmiljølova

·         Barnevernlova

·         Sosialhelsetenestelova

·         Helse- og omsorgstenestelova

·         Helsepersonellova

·         Helseregisterlova

·         Folketrygdlova

·         Nav-lova

·         Rekneskapslova

·         E-kom lova

Samtykke

I nokre tilfelle kan kommunen handsame personopplysningar om deg basert på ditt samtykke. Du vil i slike tilfelle bli informert om kva handsaminga går ut på og aktivt bli bedt om å samtykke til handsaminga av dine personopplysningar.  Du kan når som helst trekke samtykket ditt til handsaming av personopplysningar tilbake. Den enklaste måten å gjere dette på, er å kontakte Etne kommune.

4.     Kor hentar vi personopplysningane frå?

Etne kommune hentar inn nødvendig informasjon frå deg direkte når du søker om ei teneste frå kommunen.

Når vi tilbyr lovpålagde tenester til våre innbyggjarar, kan vi dersom det er nødvendig hente opplysningar om deg frå andre offentlege styresmakter eller offentlege register, eksempelvis likningsopplysningar eller andre opplysningar frå Skatteetaten, NAV eller Folkeregisteret. Vi kan også be deg om å opplyse annan type informasjon når du eksempelvis søkjer om ei teneste eller yting.

Du har alltid rett til å få vite kor vi henter opplysningar om deg ifrå i høve dine tenester og ytingar i kommunen. Det enkelte fagområde skal opplyse deg om dette i samband med at du eksempelvis søkjer kommunen om ei teneste eller yting. 

5.     Kva personopplysningar handsamar vi?

Kontaktopplysningar som namn, adresse, telefonnummer, e-postadresse.

Opplysningar som er nødvendige for å identifisere deg, som fødselsnummer, d-nummer, kjønn, statsborgarskap

Opplysningar om dine relasjonar til andre, eksempelvis namn på ektefelle, sambuar, barn, sivilstatus

Helseopplysningar som diagnose, medisiner

Opplysningar knytta til dei tenester som du som innbyggjar nyttar, eksempelvis barnehage, skule, byggesak, renovasjon m.m.

De kan lese meir på datatilsynet sine sider om kva som reknast som personopplysningar.

6.     På kva måte samlar vi inn personopplysningane dine?

Du oppgir personopplysningane direkte til oss på ulike måtar. Opplysningane gjer kommunen i stand til å utføre sakshandsaminga av din førespurnad.

Etne kommune ønskjer å gi innbyggjarane eit digitalt svar på førespurnadane som vert sende inn. Det krever at vi må vera sikre på at mottakar er rett person. Du kan bli bedt om å fylle inn fødselsnummer i enkelte skjema. Alle personopplysningar vil bli handsama fortruleg og vil utelukkande bli brukt til sakshandsaming av saka innsendinga gjeld. Fødselsnummer vil aldri visast på offentleg tilgjengelege dokument.

Vi hentar inn dine personopplysningar frå andre offentlege etatar, som for eksempel Folkeregisteret, Arbeids- og velferdsdirektoratet (NAV), Utlendingsdirektoratet (UDI), Brønnøysundregistra og Fylkesmannen.

7.     Korleis tar vi vare på personopplysningane dine:

Vi vernar opplysningane i registra på ulike måtar, for eksempel gjennom brannmurar og ved å kontrollere kven som har tilgang til bygningane våre. Vi sikrar at kun dei som har eit tenleg føremål får tilgang til opplysningar dine, og vi kontrollerer dei tilsette si handsaming av personopplysningar i datasystema. Alle tilsette i kommunen gjennomgår jamnleg opplæring i korleis personopplysningar skal handsamast. 

Vi har tekniske tryggingsløysingar som skal sikre at:

·         uvedkommande ikkje skal få tilgang til dine opplysningar

·         opplysningane om deg er tilgjengelege når det er trong for det

·         opplysningane ikkje kan endrast eller manipulerast etter at dei er registrerte

8.     Kven utleverer vi personopplysningane dine til? 

I nokre tilfelle vil personopplysningane dine bli overført til eksterne mottakarar. Det kan for eksempel vera NAV, sjukehus, Utdanningsdirektoratet (i samband med eksamen eller nasjonale prøvar) med fleire.

Når dine personopplysningar vert handsama i fagsystem som ligg hos ekstern leverandør, har kommunen datahandsamingsavtale med leverandøren for å regulere sikringa rundt handsaminga, og sikre at personvernet blir ivareteke i tråd med lov og forskrift.

Vi arbeider alltid for at din personlige informasjon hovudsakleg skal handterast innanfor EU/EØS. I nokre tilfelle, for eksempel når vi deler informasjonen med ein leverandør som handterer personopplysninger på vegne av kommunen, kan data i visse tilfelle lagrast i eit tredjeland. I slike tilfelle er vernenivået garantert ved avgjersle frå EU-kommisjonen om at det aktuelle landet sikrar eit tilstrekkeleg vernenivå.

9.     Kor lenge oppbevarer vi personopplysningane dine?

Vi lagrar personopplysningane dine hos oss så lenge det er nødvendig for det formål personopplysningane blei samla inn for. Dette betyr for eksempel at personopplysningar som vi handsamar på grunnlag av ditt samtykke vert sletta, dersom du trekker samtykket ditt. Personopplysningar vi handsamar for å oppfylle ei lovpålagt plikt lagrast så lenge lovheimelen krev det, for eksempel etter føresegner i arkivlova.

10.   Kven er ansvarleg for handsaminga?

Rådmannen i kommunen er den øvste ansvarlege for handsaming av personopplysningar.

11.   Kva rettar har du?

Du har rett til innsyn.

Når kommunen handsamer opplysningar om deg, skal du som registrert i våre system alltid få vete kva data som vert handsama, kva opplysningane vert brukt til, samt kor lenge opplysningane skal lagrast. Du kan vende deg til kommunen og be om å få innsyn i personopplysningane dine. Vi vil svare på førespurnaden din til oss så fort som mogleg, og seinast innan 30 dagar. Ved førespurnad om innsyn ta kontakt med Etne kommune tlf. 53 75 80 00.

Etne kommune
Sjoarvegen 2
5590 Etne

Vi vil be deg om å stadfeste identiteten din eller å oppgi ytterlegare informasjon før vi lar deg ta i bruk rettane dine overfor oss. Du må derfor legge ved kopi av gyldig legitimasjon dersom vi ikkje kjenner deg. Dette gjer vi for å vera sikre på at du er den du er, og at ingen andre gir seg ut for å vera deg.

Du har rett til å få korrigert opplysningane dine dersom dei ikkje er korrekte.

Dersom du oppdager feilaktige opplysningar om deg sjølv kan du kreve at vi korrigerer informasjonen. I utgangspunktet skal vi på eige initiativ rette mangelfulle eller feilaktige opplysningar. Men dersom du sjølv oppdager at noko er feil ønskjer vi at du tek kontakt med oss, slik at vi så raskt som mogleg kan korrigere informasjonen.

Du har rett til å kreve at opplysningar om deg blir sperra eller sletta.

Vi slettar eller sperrar opplysningar som ikkje lenger er nødvendige for det formålet vi samla dei inn. Dersom du meiner kommunen registrerer informasjon om deg som ikkje er nødvendig, kan du be om at denne informasjonen blir sletta. Dette gjeld ikkje dersom opplysningane skal oppbevarast i samsvar med annan lovgjeving, for eksempel arkivlova.

Du har rett til avgrensing av handsaming som gjeld deg sjølv.

Avgrensing av opplysningane inneber at personopplysningane som vert samla inn ikkje lenger kan handsamast, men framleis lagrast.

Du har rett til innvending.

Du kan protestere på at vi handsamar opplysningar om deg.

Du har rett til å få kopi av din data i eit digitalt format.

Dette vert kalla retten til dataportabilitet. Du har under enkelte omstende rett til å motta opplysningar som du har gitt oss i eit digitalt format, og også rett til å få informasjon overført til ei annan verksemd dersom du ønsker dette. Retten til dataportabilitet gjeld kun opplysningar som du har gitt til oss.

Rett til å klage til Datatilsynet.

Viss du meiner at vår handsaming av personopplysningar ikkje stemmer med det vi har skildra her eller at vi på andre måtar bryt personvernlovgjevinga, så kan du klage til Datatilsynet. Du finn informasjon om korleis kontakte Datatilsynet på Datatilsynet sine nettsider: www.datatilsynet.no

Du har rett til å få utført dine rettar gratis.

Når du ber om innsyn, retting, sletting eller tar i bruk andre rettar etter personvernreglane, er dette gratis, med mindre førespurnadane dine er openbart grunnlause eller overdrivne. Dersom vi nektar å etterkomme førespurnaden din er det vi som har bevisbyrde for at førespurnadane frå deg er grunnlause eller overdrivne.

Partsinnsyn etter forvaltningslova.

Dersom du vender deg til oss med ei klage, vil vi normalt vise til eller legge ved din førespurnad når vi tar kontakt med den innklaga parten. Du kan be om at vi ikkje oppgir kven du er ved førespurnad til den andre parten. Det skal imidlertid svært mykje til for å nekte ein part innsyn i ei sak dersom han/ho ber om det. Kommunen kan difor ikkje garantere anonymitet ved slike førespurnader.

Pressen og ålmenta sitt innsyn etter offentlegheitslova.

Hovudregelen etter Offentlegheitslova er at forvaltningsorgan sine saksdokument er offentleg tilgjengelege. Det betyr at presse eller andre som spør om det, vil kunne gjere seg kjent med innhaldet i kommunen sine saksdokument. Din førespurnad til oss vil dermed også vera offentleg uansett kva form den kjem i. Kommunen handterer imidlertid ein del dokument som inneheld teiepliktige opplysningar. Slike dokument blir unnateke det offentlege. Interne dokument kan også unntakast det offentlege dersom det fins lovheimel for å unnta.

12.   Korleis kan du kontakte personvernombodet i Etne kommune?

Etne kommune har etablert Personvernombud som du kan kontakte dersom du har spørsmål om kommunen si handsaming av personopplysningar.  Personvernombodet skal jobbe for at personvernet ver teke i vare på ein god måte, både for tilsette og innbyggjarar.

Personvernet kan kontaktast post@etne.kommune.no eller via telefon 53 75 80 00.
Brev kan sendast til:
Personvernombodet (midlertidig)
Ragnhild Underhaug Ness
Etne kommune
Sjoarvegen 2
5590 Etne

Spørsmål vedrørande personvernerklæringa kan også rettast til Etne kommune på telefon 53 75 80 00 eller e-post: post@etne.kommune.no